O poskytnutých pracovnělékařských službách je poskytovatel pracovnělékařských služeb povinen vést dokumentaci. Tato dokumentace slouží jednak k vlastnímu přehledu o poskytování pracovnělékařských služeb (a tím také k fakturaci poskytnutých pracovnělékařských služeb zaměstnavateli), k poskytnutí písemného dokladu o poskytnutých službách zaměstnavateli a také pro případ kontroly výkonu činnosti poskytovatele pracovnělékařských služeb ze strany dozorčích orgánů, tedy orgánů, které udělily poskytovateli oprávnění k poskytování zdravotních služeb.
Prováděcí vyhláška č. 79/2013 Sb., o pracovnělékařských službách a některých druzích posudkové péče, která byla vydána k provedení zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, stanoví podrobnosti ohledně toho, jaký má mít tato dokumentace obsah.
Uživatelům příručky doporučujeme vzor písemnosti záznamu o provedeném dohledu, který si mohou „stáhnout” a při své práci poskytovatele pracovnělékařských služeb využít.
Ve vzoru uvádíme nejen povinné obsahové náležitosti podle vyhlášky č. 79/2013 Sb., ale také doporučené obsahové náležitosti, u nichž je na úvaze poskytovatele pracovnělékařských služeb, zda se rozhodne je v záznamu uvádět.
Poskytovatel PLS: …................................................................................................................
(Uvedou se identifikační údaje poskytovatele pracovnělékařských služeb např. ve formě „hlavičkového” papíru.)
NahoruZáznam o provedeném dohledu
Datum provedeného dohledu: ….........................…………...
(Uvede se den nebo dny, měsíc a rok.)
Místo, kde byl dohled proveden: …........................................................................................
…................................................................................................................................................
(Specifikuje se skupina pracovníků, kteří vykonávají dohlíženou práci či službu, příslušné pracoviště zaměstnavatele, závodní jídelna, hygienická zařízení, ubytovny či jiná zařízení zaměstnavatele, které ve prospěch zaměstnanců provozuje.)
Popis zjištěných skutečností: ….............................................................................................
…................................................................................................................................................
(Popíší se nejen skutečnosti zjištěné při dohledu – včetně hodnocení pracovních a hygienických podmínek –, ale uvede se také identifikace nebezpečí zjištěných poskytovatelem PLS a hodnocení rizika poskytovatelem pracovnělékařských služeb.)
Návrhy opatření: …...................................................................................................................
…................................................................................................................................................
(Uvedou se návrhy poskytovatele PLS na opatření zaměstnavatele na úseku BOZP, jimiž se sleduje odstranění zjištěných nebezpečí nebo omezení působení neodstranitelného rizika – zbytkového rizika – při použití prostředků kolektivní ochrany nebo prostředků individuální ochrany.)
Časový rozsah výkonu dohledu: …........................................................................................
(Jde o nepovinný údaj, nicméně může být praktický pro sledování a přehledu o rozsahu provedeného dohledu i pro fakturaci poskytnuté služby. Časový rozsah samotného dohledu a časový rozsah zpracování záznamu o dohledu včetně návrhů na opatření je vhodné uvést s ohledem na časový normativ v příloze č. 1 vyhlášky č. 79/2013 Sb. v hodinách/minutách.)
Způsob seznámení zaměstnavatele se závěrem dohledu: …...............................................
…................................................................................................................................................
(Poskytovatel PLS může se závěry dohledu seznámit zaměstnavatele v závěru samotného dohledu při společném jednání, které navazuje na provedený dohled, nebo předáním či poskytnutím vyhotoveného záznamu o provedeném dohledu příslušnému útvaru/útvarům zaměstnavatele či přímo zaměstnavateli.)
Dohled provedl/provedli:..........................................................................................................
…................................................................................................................................................
(Uvedou se identifikační údaje fyzických osob v rozsahu funkce, titul, jméno, popřípadě jména, a příjmení, které u zaměstnavatele jménem poskytovatele PLS provedly dohled.)
Podpisy osob, které provedly dohled:
......................................................................
......................................................................
Osoby, které na dohledu spolupracovaly:
......................................................................
......................................................................
(Uvedou se identifikační údaje fyzických osob v rozsahu funkce, titul, jméno, popřípadě jména, a příjmení, které při dohledu poskytovatele PLS spolupracovaly.)
Podpisy osob, které při dohledu spolupracovaly:
......................................................................
......................................................................
Záznam byl vyhotoven dne: ....................................................................................................
(Uvede se den, měsíc a rok.)
Počet vyhotovení záznamu o provedeném poradenství: ….................................................
(Nejde o povinný údaj, ale pro praxi je to údaj praktický; uvede se počet vyhotovení a pro koho jsou určena, např. 1 vyhotovení pro poskytovatele PLS, další vyhotovení pro personální útvar zaměstnavatele a další pro osobu odborně způsobilou k plnění úkolů v prevenci rizik zaměstnavatele.)
V záznamu o provedeném dohledu jsou použity některé výrazy, které je vhodné blíže objasnit. Jedná se zejména o následující pojmy: